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小さな会社の顧客管理はCRMツールではなくGoogleドライブ程度で十分。多分

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結城ブレイクオンスルーです。
盗み撮りなので一応加工してボカしておきます(笑)

さて、
この会社の社長に「いいCRMツールってないの?」
と聞かれました。

どうやら、有名どころの、
無料で使える中小企業向けクラウドサービス|Zoho(ゾーホー)
CRM (顧客管理) と クラウド コンピューティング – セールスフォース・ドットコム – CRM Salesforce.com 日本
トライコーンが提供するCRMシステム、クライゼルはデータベース機能・メール配信・フォーム作成・サイト機能・問い合わせ機能など充実した機能を搭載!
このあたりのツールは煩雑で導入しても定着しなさそうだ、と。

そもそもCRMとは、

用語説明:【CRM(Customer Relationship Managemant)顧客関係管理】
顧客接点での情報を統合管理し、顧客との長期的な関係性を構築、製品・サービスの継続的な利用を促すことで収益の拡大を図る経営手法。
「CRM」とは?~今さら人に聞けないマーケティング用語をおさらい! | ソーシャルメディアマーケティングラボ

なんですけど、

世の中的には上記の考えをベースに、

営業管理に寄せたツール(営業マンと顧客の管理)
進行管理に寄せたツール(ワークフローの管理)
経理管理に寄せたツール(入出金や採算管理)

この3パターンがあるっぽい。

で、この3パターンのうちどれをしたい感じですか?
と社長に聞くと、
「営業管理である( ー`дー´)キリッ」と。

ってことならと、提案したのが、
シンプルにGoogleドライブを使う方法です。

小さい会社(数人レベル)であればこれでOK!(多分)

★ ★ ★

【やり方】

1)Googleドライブの「文書≒Word」を使って、1顧客につき1ファイルで顧客台帳を作成する

2)そこに、
顧客となにかやり取りがあったら日付とともに内容を書いておく

3)そのファイルを社内関係者で共有しておく(閲覧権限ではなく共同編集権限で)

イメージとしては、
こんな感じです。

 

Googleドライブはファイルを、
「最終更新時間順」などで並べ替えができます。

つまり上長は、
Googleドライブ上の各顧客台帳を更新された順に見ていけば、
いとも簡単に最新状況を把握することができます。

自分が営業会社で育ったからなのかも知れませんが、
社長や営業部長の関心ごとは、
「顧客ごとの進捗状況」です。

それを全部口頭だけで報告していると面倒だし、
形にも残らない。
Googleドライブであれば、
iPhoneやAndroidからでも書けるので出先でチャチャッと書けば良いと思う。

【補足】

営業管理には、
「営業マンを管理しよう」という「営業マン軸」と
「顧客・見込み顧客を管理?しよう」という「顧客軸」との
2パターンがあります。

上記例は「顧客軸」での管理例ですが、
人によっては、
「営業マンを管理したい」なんて思うかも。
その場合には、
営業マンごとに文書(≒Word)で1ファイル作って、そこに日報を書かせるので良いでしょう。

Googleドライブを使うことの、
「共有」以外のメリットとして、
Googleならではの「検索力」があります。
ドキュメント内のどんな些細な単語でも探せ出せるのでかなり便利です。

顧客はともかく、
見込み顧客はどの会社でもあまりちゃんと管理できません。

そこも一応ちゃんと形にして、
定期的にDMやメルマガを送ったり、
営業マンの再訪問キャンペーンをしたりするためには、
顧客リスト化しておいた方が良いでしょう。

こんな感じで。

従来、こういう見込み顧客リストみたいなものは、
各営業マンが独自で作って管理したり、
はたまた後から合体させたりしていたけど、
Googleドライブを使えば、
共同編集できるのでたったひとつのファイル管理だけで済む。

担当営業ごとにソートしたり、
フィルタをかければ、誰がどんだけ頑張っているかも直感的にわかる。

★ ★ ★

(多分)というのは、
実際のCRMツールを使ったことがないのでちゃんと比較ができないからです。

でも小さい会社だと、
あんまり管理に手間暇コストをかけている場合ではないし、
かといって、
完全放置もマズイ

そんなわけで、
このあたりのやり方でいいんじゃないかな〜、と思います。

以上ご参考までに。

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スモールビジネス仕事術